Tugas Sistem Informasi Manajemen

SOAL QUIZ

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Sistem Informasi Manajemen!

2. Apa fungsi SIM bagi manajemen, jelaskan!

3. Ceritakanlah mengenai 4 gelombang perkembangan teknologi!

4. Jelaskan apa itu data informasi dan pengetahuan!

5. Jelaskan informasi yang baik itu harus memenuhi kualifikasi apa?

6. Dari ketiga tingkatan manajemen, sebutkanlah tujuan dan sifat masalahnya, sistem informasinya, serta cara dan alat pengambilan keputusan yang digunakan oleh masing-masing tingkatan manajemen!

7. Jelaskan 4 tahap pengambilan keputusan dalam manajemen! Berikan contohnya!

8. Perkembangan teknologi mengakibatkan perubahan dari ekonomi industry ke arah ekonomi informasi, sebutkan dan jelaskan 5  konvergensi teknologi yang merubah cara manusia beraktifitas!

Jawaban :

1. Yang dimaksud Sistem informasi manajemen (SIM) atau management information system (MIS) adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Atau sistem informasi manajemen yaitu sistem informasi yang menghasilkan Output dengan masukan Input dan berbagai proses lainnya yang hasilnya dibutuhkan untuk tujuan tertentu dalam kegiatan manajemen.  Biasanya SIM menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi. 

2. Fungsi SIM bagi manajemen antara lain adalah sebagai berikut :

o Mempermudah pihak manajemen untuk melakukan suatu perencanaan, pengawasan, pengarahan dan pendelegasian kerja kepada semua departemen yang mempunyai hubungan komando atau koordinasi dengannya.

o Untuk meningkatkan sebuah efisiensi dan efektifitas data yang tersaji akurat dan tepat waktu.

o Untuk meningkatkan suatu produktifitas dan penghematan biaya dalam suatu organisasi.

o Untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia karena unit sistem kerja yang terkoordinir dan sistematis.

3. Empat gelombang perkembangan teknologi :

 Gelombang 0 (Teknologi belum berkembang)

Pada saat itu, teknologi belum berkembang. Manusia masih bergantung pada alam, belum mengenal budidaya, hidup secara nomaden dan belum mengenal konsep kekayaan.

 Gel 1 (Revolusi pertanian)

Pada saat itu, jumlah manusia semakin banyak dan mereka mulai berfikir bagaimana caranya menghasilkan bahan makanan tanpa harus berpindah. Sehingga faktor tempat tinggal menjadi alasan mereka untuk menetap. Teknologi yang digunakan adalah bercocok tanam. Manusia sudah mengenal konsep kekayaan serta faktor produksi sudah mulai ada. Semboyan mereka adalah “Banyak anak banyak rejeki”.

 Gel 2 (Revolusi Industri)

Pada abad 18 di Eropa, teknologi revolusi industri sudah berkembang. Banyaknya penemuan teknologi canggih yang dapat membantu kehidupan sehari-hari, salah satunya penemuan mesin digunakan sebagai tenaga pengganti manusia, seperti mesin uap, mesin diesel, mesin bensin, dst. Teknologi dalam pembuatan kendaraan seperti mobil, kereta api dan kapal sudah ada. Uang adalah hal yang paling berharga.

 Gel 3 (Revolusi Informasi)

Berkembangnya teknologi informasi yang semakin pesat, ide dan kemampuan berfikir yang cerdas sangat diperlukan dan pendidikan sangatlah  penting. Manusia mampu membuat berbagai macam alat trasnportasi canggih yang dikendalikan dengan komputer, contohnya pesawat F16.

4. Menurut Gordon B. Davis, Data adalah bahan mentah bagi informasi, dirumuskan sebagai kelompok lambing-lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah-jumlah, tindakan-tindakan, hal-hal, & sebagainya. Data merupakan fakta tentang suatu objek.

Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM, Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Informasi merupkan hasil pengolahan sebuah model, formasi, organisasi, atau suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagi hasil pengolahan atau pemprosesan data.

Pengetahuan terdiri dari informasi yang sudah diorganisasikan dan diproses untuk memperoleh pemahaman, pengalaman, pembelajaran yang terakumulasi, sehingga dapat diaplikasikan dalam masalah atau proses bisnis tertentu.

Menurut F.N. Teskey dalam tulisannya, “User Models and World Models for Data, Information, and Knowledge”.

5. Informasi yang baik itu harus memenuhi kualifikasi :

Akurat : ialah informasi tersebut bebas dari kesalahan dan bebas dari bias. Bebas dari kesalahan berarti bahwa informasi tersebut benar-benar menyatakan apa yang harus dinyatakan. Bebas dari bias berarti bahwa informasi tersebut teliti.

Tepat Waktu : informasi harus diberikan pada waktu yang tepat. Informasi yang sudah kadaluwarsa hanya bernilai sampah, sekalipun informasinya sama dan tidak berubah.

Relevan : bahwa informasi tersebut benar-benar sesuai kebutuhan pihak yang membutuhkan informasi. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatakannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Misalnya untuk menghitung dosis obat seorang pasien.

6. Tujuan dan sifat masalah tingkatan manajemennya :

 Manajemen Tingkat Atas

Tujuannya adalah pencapaian visi dan misi organisasi. Pada tingkat ini keputusan yang diambil oleh tim manajemen mempunyai sifat strategis, berdampak secara jangka panjang atas perusahaan. 

 Manajemen Tingkat Menengah

Tujuannya adalah efektivitas. Artinya, setiap organisasi harus mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak organisasi. Pada tingkat ini bertugas untuk membawa dan mengendalikan organisasi menuju sasaran yang sudah ditetapkan. Dalam proses ini terdapat tahapan perencanaan, penganggaran, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan.

 Manajemen Tingkat Bawah

Tujuannya adalah efisiensi. Artinya bahwa setiap penggunaan sumberdaya milik organisasi dimanfaatkan secara tepat sehingga menghasilkan hasil yang maksimal.

Sistem informasi untuk manajemen :

 Manajemen tingkat bawah

Manajemen tingkat bawah memerlukan sistem pemrosesan transaksi. Kegiatan utamanya adalah memproses transaksi-transaksi yang ada di organisasi. Contohnya : sistem informasi pemrosesan rekening listrik.

 Manajemen tingkat menengah

Untuk mengkordinasikan unit-unit kerja dibawahnya agar organisasi tetap sinergis dan bersama-sama menuju ke arah tujuan yang sama maka diperlukan Sistem pengendalian manajemen. Sistem pengendalian manajemen adalah sistem informasi untuk membantu manajemen tingkat menengah melakukan pengendalian manajemen atas unit kerja-unit kerja yang ada dibawah otoritasnya. Kegiatan utamanya adalah membandingkan antara target yang direncanakan oleh organisasi dan realisasi yang dicapai. Contohnya : manajemen keuangan – manajemen tingkat menengah.

 Manajemen tingkat atas

Untuk pengambilan keputusan diperlukan Sistem pendukung pengambilan keputusan

Manajemen tingkat atas bertanggungjawab atas pencapaian visi dan misi organisasi. Keputusan yang diambil manajemen tingkat atas bersifat sangat strategis, dampak kesalahan dalam pengambilan keputusan akan terasa dalam waktu yang lama dan mempengaruhi seluruh organisasi.

Cara dan alat pengambilan keputusan yang digunakan oleh masing-masing tingkatan manajemen :

 Manajemen tingkat atas 

Melakukan estimasi tentang yang akan terjadi di masa mendatang, alat yang digunakannya adalah ilmu statistic. 

 Manajemen tingkat menengah

Menggunakan cara dan alat yang digunakan oleh manajemen tingkat atas maupun manajemen tingkat bawah sesuai kebutuhan.

 Manajemen tingkat bawah

Melakukan optimalisasi  yaitu proses untuk meraih hasil yang maksimal dengan segala kondisi membatasi yang ada, alat yang digunakan adalah teknik riset operasi atau manajemen kuantitatif.

7. 4 tahap pengambilan keputusan dalam manajemen :

 Intelligence : proses pengumpulan informasi yang bertujuan mengidentifikasi permasalahan. Tahap ini meliputi kegiatan pengambilan informasi, proses informasi, dan pertimbangan yang mendalam. Organisasi dapat diukur dengan perbedaan antara tingkat hasil yang diharapkan pada perumusan tujuan dan sasaran dengan hasil yang dicapai sesungguhnya. Beberapa indikator lain yang dapat membantu dalam melihat permasalahan organisasi adalah sebagai berikut :

1.         Penyimpangan kinerja

Indikator ini muncul apabila terjadi sebua perubahan secara tiba – tiba  pada beberapa pola  kinerja    yang telah ditetapkan. Contohnya,  meningkatnya perputaran karyawan, tingkat absensi yang meningkat, penurunan tingkat penjualan, pengeluaran yang semakin meningkat, dan banyaknya produk yang rusak.

2.        Kritikan orang lain

Berbagai tindakan orang diluar organisasi bisa menjadi pentujuk adanya masalah. Pelanggan mungkin tidak puas dengan sebuah produk yang dikomsumsi, pemerintah memberikan tindakan hukum, dan serikat buruh yang mungkin memberikan keluhannya.

3.        Lingkungan

Lingkungan dapat memberi informasi masalah melalui berbagai cara. Contoh,  jika pesaing sukses dalam meluncurkan produk baru yang menjadi pesaing produk organisasi, maka timbul suatu masalah.

 Design : tahap peracangan solusi terhadap masalah. Contoh: Keputusan manajer untuk menggunakan mesin baru dalam operasi mungkin akan mengurangi biaya tapi mungkin juga dapat menurunkan fleksibilitas operasi. Oleh karena itu evaluasi ini diperlukan untuk mengavaluasi resiko yang mungkin ditimbulkan dari alternatif yang akan diambil tersebut.

a.      Mengembangkan Alternatif Pemecahan

Pengembangan alternatif merupakan proses pencarian dimana lingkungan intern dan ekstern yang relavan dari organisasi diperiksa untuk memberikan informasi yang dapat dikembangkan menjadi alternatif yang mungkin. Namun demikian, manajer harus ingat akan beberapa keterbatasan dalam setiap alternatif, misalnya keterbatasan dalam masalah hukum, etika, peraturan yang ada.

b.      Evaluasi Alternatif Pemecahan

Pada situasi yang lain, manajemen lebih sering menghadapi situasi dengan kepastian yang tinggi. Dalam hal ini tidak mudah memperkirakan konsekuesin dari keputusan. Situasi resiko dengan tidak pasti berada diantara dari ekstern tersebut.

Oleh karena itu hubungan antara alternatif keluaran didasarkan pada tiga kondisi tersebut:

a) Kondisi kepastian.

b) Kondisi berisiko.

c) Kondisi ketidakpastian.

 Choice : tahap mengkaji kelebihan dan kekurangan dari berbagai macam alternative yang ada dan memilih yang terbaik. Contoh: Dengan terpilihnya suatu alternatif terbaik, manajerpun harus mulai mampu menggerakkan pegawainya lewat pemberian materi atau bahan yang cukup di mengerti serta pemeriksaan lebih lanjut mengenai apa saja yang dibutuhkan nantinya.

Tindakan terpenting yaitu memilih alternatif terbaik diantara alternatif – alternatif  yang telah dinilai dan di evaluasi. Tujuan pemilihan alternaif adalah memecahkan masalah agar dapat mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditentukan sebelumnya. Walaupun manajer sebagai pengambil keputusan memilih alternatif dengan harapan mencapai sasaran, tetapi memilih tersebut seharus tidak dipandang sebagai suatu aktifitas yang mandiri.

 Implementation : tahap pengambilan keputusan dan melaksanakannya. Contoh: pemonitoran yang dilakukan manajer secara terus menerus. Dengan evaluasi ini, manajer bisa mengetahui apa saja hal yang harus dikurangi atau ditambah untuk membuat perusahaan lebih baik lagi.

a.      Implementasi Keputusan

Implementasi mencakup pencapaian keputusan itu kepada orang–orang  yang terkait dan mendapatkan komitmen mereka pada keputusan tersebut. Oleh karena itu pekerjaan manajer tidak hanya terbatas pada keterampilan memilih pemecahan yang baik, akan tetapi meliputi juga pengetahuan dan keterampilan yang perlu untuk melaksanakan pemecahan masalah tersebut menjadi perilaku dalam organisasi.

b.       Evaluasi dan Pengendalian

Tahap terakhir adalah monitor dan evaluasi. Tahap ini dilaksanakan untuk memastikan bahwa pelaksanaan keputusan yang diambil mengenai sasaran dan tujuan yang ingin dicapai. Jika ternyata tujuan tidak tercapai, manajer dapat melakukan respon dengan cepat.

8. Pergerakan konvergensi media tumbuh dengan pesat ini dikarenakan berkat adanya kemajuan teknologi akhir-akhir ini, khususnya ketika munculnya Internet dan digitalisasi informasi. Secara khusus, konvergensi teknologi informasi menyebabkan bergesernya pola perilaku manusia. Perkembangan ini mengakibatkan perubahan dari ekonomi industri ke arah ekonomi informasi, yaitu mengubah :

a. Cara manusia bekerja. Misalkan, jika dahulu wartawan berpegang teguh pada dateline atau tanggal terbit media tetapi sekarang harus merubah pola pikirnya menjadi pelayanan. Maksudnya wartawan di tuntut dapat menghadirkan berita yang aktual (fresh from oven) dan secara cepat pula menyebarkannya sehingga tidak ketinggalan dengan media lain.  Apalagi jika wartawan benar-benar kerja di media online saja (tidak gabungan antara media mainstream dan media online). Pada saat ini, wartawan harus dapat memegang informasi yang ada di masyarakat.

b. Cara manusia belajar. Dalam dunia pendidikan, kini dikenal pembelajaran jarak jauh melalui internet atau e-learning sehingga memudahkan manusia untuk belajar dan  mendapatkan wawasan dan ilmu  pengetahuan yang luas. Di dunia pendidikan saat ini, juga sudah mulai menggunakan dan memanfaatkan peran kemajuan teknologi. Hal itu bisa kita lihat dari sudah banyaknya sekolah-sekolah dan lembaga-lebaga pendidikan lainnya yang menggunakan teknologi sebagai media dan alat peraga dalam sebuah pembelajaran. Hal tersebut dalam dunia pendidikanlebih di kenal dengan nama TIK yaitu Teknologi Informasi dan Komunikasi.

c. Cara manusia berbelanja. Di era sekarang, teknologi sangat membeli dan membantu untuk mencari harga murah tanpa harus membuang waktu dan tenaga. Contohnya dengan adanya situs belanja online elektronik  berbentuk-commerce, seperti Tokopedia, Lazada, Shopee, dsb. 

d. Cara manusia mengelola perusahaan. Adanya kemajuan teknologi, khususnya teknologi informasi mempunyai pengaruh yang besar terhadap pekerjaan kantor. Pekerjaan kantor dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat. Sistem informasi teknologi dibutuhkan dalam manajemen perkantoran modern dalam menjalankan aktifitasnya, seperti untuk mencatat segala transaksi yang terjadi dalam kegiatan perkatoran tersebut, selain itu juga untuk mengolah data-data transaksi tersebut sehingga menjadi informasi yang lebih berguna berbentuk laporan.

e. Cara manusia mengelola pemerintahan. Teknologi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut dengan e-goverment membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dirancangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar. E-goverment juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri. Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.